テレワークにチャット活用は必須！？導入メリット・デメリットなどポイント徹底解説！

現在、テレワーク・在宅ワークを導入している（または導入予定）企業は、昨年の統計では26.3%となり、徐々に導入が進んでいます。

2013年には現在の約半分の12.6%であったため、その伸びは大きく今後さらに導入が進むと予想されます。

なぜなら新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、テレワークの導入が急速に拡がっているからです。

テレワークワークや在宅ワークなどのリモートワークの導入を検討している企業の方、導入しているが今以上に成果を出したいという課題を抱えている企業の方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、社内ヘルプデスク業務にチャットボットを導入することでどのようなメリットがあるのか、ご紹介していきたいと思います。

テレワークサービスの傾向

テレワークで使えるツールは、単純な管理から業績向上へ向けたツールが増加中です。

プロジェクトやタスクの業務管理だけでなく、各メンバーのパフォーマンス状態が一目でわかるようなマネジメントに役立つサービスも増えてきました。

また、Web会議ツールの利用者が急増しており、インストールなしですぐに使えるツールも増えています。

その他、会議中の挙手を表現できたり映像の背景が気になる時に「バーチャル背景画像」で背景を変えられたり、ちょっとしたユーモアでコミュニケーションを円滑にすることができる機能が出てきています。

企業側のメリット

働き方改革の推進

政府が掲げている、2020年までに『テレワーク導入企業を2012年度比の3倍にする』『週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10％以上にする』という目標からも、国全体として積極的に推進していく施策の1つであることが伺えます。

その背景には、テレワークが「働き方改革」を推進するという考えが前提にあります。

『働き方改革を推進し、生産性の高い働き方を実現するためには、個人が「就社」意識から脱却し、職の選択に当たり職場に長時間拘束されず能力や個性に応じた専門性を磨き、自らの価値を最大限引き出せる職場か否かを重要な考慮要素とする考え方が社会の中で一層浸透することが重要である。』このような政府方針に基づき、現在、総務省を中心にテレワークを働き方改革の一環として、各企業に対して積極的な活用を促しています。

成果への意識強化による生産性向上

会社に出社して頑張っている風を演じることができないテレワークは、自動的に企業の成果への意識を強めその結果、生産性の向上を企業全体にもたらします。

テレワークが進んだ社会では、アウトプットや数字を出せる人とそうでない人との二極化が進んで、前者の人はやりたい仕事を選べるにようになる一方で、後者の人は本当に職を失ってしまう可能性があります。

優秀な人材の採用と定着

テレワークの導入は、優秀な人材の採用と定着につながります。優秀な人材は自律心や成果に対する意識が高い点が特徴です。

このような人材にとっては、成果と関連するしないに関わらず、強制的に働く場所を細かく指定されることや、職場の人間関係に振り回されることに対し、気持ちよく仕事をできないことに繋がります。

ExcelのマクロやRPAを活用して、電卓で計算する人が8時間かけていた作業を1分で終わらせてしまう人や、無駄な会議に参加せずパソコンに向かって黙々と成果物を作り続けていた人たちは、評価が上がるのではないでしょうか。

このような人たちは、これまでは勤務態度が不真面目だ、協調性がない、というように正当に評価されなかったかもしれないですが、テレワークが進んだ社会ではそのようにアウトプットを迅速に的確に出せる人こそが優秀な人として評価されるのではないかと考えます。

また場所を問わず仕事が出来るという点において、優秀な女性社員が結婚し、配偶者の転勤に伴い退職してしまうことが避けられる為、出産・育児を理由に退職して優秀な人材に継続的かつ安定的に勤務してもらうことで優秀な人材に継続的かつ安定的に勤務してもらうことが可能となります。

リモートワークに活用できるチャットボット3選

1.MDIS社 RPAgent

emol workRPAgentは「RPA」と「AIチャットボット」を組合わせた、業務効率化ソリューションです。

複雑な申請もAIチャットボットに答えるだけで、必要な項目を簡単に入力でき、あとはRPAが申請業務を代行します。

RPAを活用することでシステム連携が容易になり、社内システムの登録業務など、人手で行っていた部分の自動化が可能になりました。残業申請、出張報告、勤怠管理などの作業を一括して行うことが出来、作業の効率化が実現できます。

2. RICOH社 RICOH Chatbot Service

新型コロナウイルスの感染拡大防止に向け、テレワークを導入・検討されている企業支援のために、在宅勤務支援プログラムを用意しています。

チャットボットを最大3ヶ月無償で利用することが出来2020/9/30までサービスを提供する見込みです。

在宅勤務中に社員の方から寄せられる質問にご担当者が回答する負荷を軽減したり、社員の方がスムーズに業務にあたれるようチャットボットで支援いたします。

在宅勤務にまつわるQAのテンプレートも用意しています。

3.emol社 emol work

新型コロナウイルスの影響により進むテレワーク化による、コミュニケーション不足孤独感に対してemol 社が「emol work」というサービスを提供しています。

同僚と顔を合わさずに仕事を進めるテレワークは、よくない人間関係からは物理的な距離を置けるメリットがある反面、コミュニケーション不足から孤独感も助長します。

従来までのサービスの業務用のメインツールでは拾えないメンタルの声を従業員の悩みを聞き出すチャットボット機能と、匿名での投稿によりチームで悩みを共有できる「悩みボード」によってサポートします。

チャットボット機能では、認知療法・認知行動療法や アクセプタンス＆コミットメント・セラピーに基づき、AI との会話で簡易のカウンセリングやコーチングを受けたり、雑談などが出来たりします。

まとめ

いかがだったでしょうか？テレワーク・在宅勤務の本質的課題をAIチャットボットがサポート出来ることが、本記事からもわかるように明らかになっています。

それぞれの特徴を理解したうえで導入・運用することができれば、コストの削減だけでなく、業務の属人化を防ぎ従業員スキルの標準化ないしベースアップにも繋がる手段になります。

そうした結果に繋げるためにも、まずは自社の状況とテレワークに関する課題を明らかにしてから、課題解決の為のチャットボットの導入を検討しましょう！